Datenschutzordnung

Entsprechend § 5 der Satzung des Fördervereins KiTa Am Kiesbergwald wird nachfolgende Datenschutzordnung durch den Vorstand erstellt und von der Mitgliederversammlung genehmigt.

1. Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder

Der Verein erhebt gemäß DS-GVO bei Vereinsbeitritt personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder, die zur Verfolgung der satzungsgemäßen Zwecke und für die Mitgliederverwaltung/-betreuung notwendig sind.

Hierzu zählen:

· Name, Vorname, Titel, Unterschrift

· Anschrift

· Kontaktdaten: Email-Adresse, Telefonnummer (Festnetz sowie mobil)

· Höhe des gewünschten Mitgliedbeitrags und ggf. von Spenden

· Bankverbindung/Kontodaten im Rahmen des SEPA-Lastschriftmandats

Von Mitgliedern, die sich als Vorstandsmitglieder wählen lassen, ist zur Erfüllung der satzungsgemäßen Vorstandsarbeit eine erweiterte Datenerhebung erforderlich:

· Geburtsdatum

· Personalausweis (bei Eintragung im Vereinsregister)

· Anzahl der Kinder, die in der Kindertagestätte Am Kiesbergwald betreut werden

Die Vereinsmitglieder werden bei der Datenerhebung (im Rahmen von Beitrittserklärungen zum Vereinsbeitritt, Mitgliederversammlung, Vorstandssitzungen) auf die Regelungen der vereinseigenen Datenschutzordnung gemäß DS-GVO hingewiesen.

2. Erhebung von Daten Dritter

Gemäß DS-GVO erhebt der Verein Daten von anderen Personen, die nicht im Rahmen einer Mitgliedschaft erfolgen, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins sowie zur Erfüllung der Satzungsziele erforderlich ist und keine Grundrechte und schutzwürdigen Belange der Betroffenen entgegenstehen.

Hierzu zählen insbesondere:

· Sponsoren/Förderer des Vereins (Name, Firmenlogo, Firmenname, Anschrift, Emailadresse, Funktion, Spendenhöhe, notwendige Angaben zur Spendenbescheinigung)

· Personen aus der Kindertagesstätte Am Kiesbergwald, mit denen der Verein kooperiert (Name und Funktion der pädagogischen Teammitglieder sowie der Kitaleitung, Namen und Funktionen der Elternausschussmitglieder, Name und Funktion innerhalb der Trägerschaft der Kindertagesstätte

· Geschäftspartner/Kooperationspartner (Name, Anschrift, Funktion, Vertragsdaten, Kooperationsziele)

3. Speicherung personenbezogener Daten

Die erhobenen Daten werden vom Vereinsvorstand automatisiert gespeichert.

Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet (die zugleich auch die Mandatsreferenznummer ist).

Die Speicherung der Daten erfolgt in den EDV-Systemen des geschäftsführenden Vorstands unter Verwendung von entsprechenden Verwaltungsprogrammen. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt (u.a. durch die Einrichtung von passwortgeschützten Nutzer-Accounts, Nutzung eines Firewall-Systems etc.).

4. Nutzung von Mitgliederdaten

Der Verein nutzt die Daten seiner Mitglieder zur Verfolgung der eigenen Vereinszwecke (Verwaltung der Mitglieder zum Einzug der Mitgliedsbeiträge und Spenden, Erstellung von Mitgliederlisten in Datei- oder gedruckter Form, Eintragungen im Vereinsregister, Spendenaufrufe, Werbung zur Erreichung der vereinseigenen Ziele etc.).

Innerhalb des Vereins sind die Aufgaben abgegrenzt und bestimmten Funktionsträgern zugewiesen: Der Vorstand darf auf alle Mitgliederdaten zugreifen und diese verarbeiten, wenn er diese zur Aufgabenerledigung benötigt. Die Vorstandsmitglieder werden zu Beginn ihrer Amtsausführung entsprechend den Richtlinien der DS-GVO informiert und bestätigen die Verpflichtung zum Datenschutz.

Die Kassenprüfer dürfen nur auf Daten zugreifen, die für die Kassenprüfung notwendig sind.

Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form nur an Vereinsmitglieder herausgegeben, wenn deren Funktion oder Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordert. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Aufgaben/Rechte benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass die personenbezogenen Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.

Zur Kommunikation im Verein bedient sich der Verein der Informationsweitergabe und Kontaktaufnahme per Email. Hier ist sichergestellt, dass im Emailverteiler die Mailadressen der Mitglieder nur für den befugten Personenkreis einsehbar ist. Dem Vorstand steht es jedoch frei untereinander die Kommunikation im Kreis des Vorstands offen per Email oder

Whatsapp zu ermöglichen, sofern alle betroffenen Mitglieder einverstanden sind. Dies gilt auch für Kleingruppen, die sich im Rahmen der Vereinsarbeit bilden (z.B. „Orgateams“).

Die vom Verein ausgerichteten Veranstaltungen/Aktionen sind öffentlich. Im Zusammenhang mit diesen satzungsgemäßen Veranstaltungen werden personenbezogene Daten insoweit übermittelt wie es für die transparente Öffentlichkeitsarbeit notwendig ist z.B. Fotodokumentationen im Eingangsbereich der Kindertagestätte, Pressemitteilungen sowie Veröffentlichungen auf der Internetportalen des Vereins. Die Veröffentlichung von Daten beschränkt sich hierbei jedoch lediglich auf Fotos, Namen und Funktion im Verein.

Soweit es bei einer Fotodokumentation auch die Kinder der Kindertagesstätte betrifft, ist darauf zu achten, dass eine entsprechende Einwilligung der Eltern vorliegt.

Das Vereinsmitglied trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten freiwillig in der Einverständniserklärung und kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen. Vor der Übermittlung von personenbezogenen Daten wird das betroffene Vereinsmitglied rechtzeitig informiert und es wird mitgeteilt, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Übermittlung.

Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass ausreichend technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nehmen die Mitglieder bei einer freiwilligen Einwilligung im Rahmen der Beitrittserklärung sowie der Vorabmitteilung die Risiken zur Kenntnis und sind sich bewusst, dass die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, in denen die Grundlagen der DS- GVO keine Wirksamkeit haben.

Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.

5. Nutzung von Daten Dritter

Die erhobenen Daten der Förderer, Sponsoren und weiteren Dritten dürfen nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dem sie der Verein erhalten hat. Hierzu zählen u.a. das Drucken eines Firmenlogos und Nennung des Förderers im Rahmen eines Sponsorings, namentliche Nennung von Kooperationspartnern und Unterstützern in den Vereinsdokumentationen, Fotodokumentationen von Veranstaltungen etc.

Bei Vereinsveranstaltungen wird durch einen kleinen Infoaushang darauf hingewiesen, dass es zu Fotoaufnahmen kommen kann, die zu Dokumentationszwecken verarbeitet werden. Ausschlaggebend ist jedoch, dass das Geschehen im Vordergrund der Fotoaufnahme stehen muss. Nahaufnahmen von Gästen /Besuchern/Teilnehmern werden nur nach mündlichem Einverständnis getätigt.

6. Löschung und Einschränkung von Daten

Die gespeicherten Daten der Vereinsmitglieder werden bei Beendigung der Mitgliedschaft solange aufgehoben wie es die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erfordert.

Name, Anschrift und Kontaktdaten werden unverzüglich aus dem Mitgliederverzeichnis und Verteiler des Vereins gelöscht sowie das SEPA-Lastschriftmandat gekündigt. Die Entsorgung von Vereinsdaten in Schriftform erfolgt durch das Vernichten im Papierschredder.

Genutzte Daten wie Fotos oder namentliche Angabe von Vereinsfunktionen u.a. in Form der Vereinsdokumentationen verbleiben zu Dokumentationszwecken, werden jedoch auf Wunsch des Mitglieds gelöscht.

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Sitzungsprotokolle erfasst wurden z.B. Namen der Vorstandsmitglieder, Teilnehmerliste der Mitgliederversammlungen verbleiben im Vereinsarchiv, zu diesem lediglich der geschäftsführende Vorstand Zugriff hat.

Bei Ausscheiden oder Wechsel von Funktionsträgern werden sämtliche Vereinsdaten an den Nachfolger oder anderen Funktionsträger des Vereins übergeben. Der bisherige Funktionsträger versichert schriftlich, dass ihm keine Kopien und Daten verbleiben sind.

Die Datenschutzordnung wurde in der Gründungsversammlung vom 31.3.2023 genehmigt und tritt damit in Kraft.

Eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichts Osnabrück unter der Nummer VR 202343